団体組織やチームなどで仕事をする場合、各メンバーや取引先のスケジュールの進捗を押さえていくことがとても重要になります。 メンバー同士で会社や組織が異なる場合、電話やメールだけでは思いのほかスケジュール管理に時間を取られてしまい、お困りの方も多いと思います。 今回は、簡単にスケジュール管理ができるツールとポイントについてまとめてみました。
共通のスケジュール管理ツールを活用
今やインターネット社会なので、仕事でパソコンや携帯・スマホを所持していない方はほとんどいないと思います。インターネット上には、「Googleカレンダー」や「Cybozu Live」など無料で簡単にスケジュール管理できるサービスがあります。これを有効活用しない手はないでしょう。 これらのツールでは、視覚的に皆が1つの共通カレンダーでスケジュールを確認することができるため、メンバー同士の予定の重複を避ける事ができます。また、それ以外にも、PCやスマホに予定の1時間前、1日前などにメール通知やアラームなどアラートを設定しておくことで、事前に予定を通知してくれるので、うっかり予定を忘れてしまっていた場合でも安心です。
実は、スケジュール管理以上に大切なポイント！コミュニケーション力と段取り力
しかし、いくら有効なスケジュール管理の仕組みを活用したとしても、ただ使っているだけでは、メンバーと真のスケジュール管理を行うことはできません。スケジュール管理をするリーダーにとって、実はコミュニケーション力や段取り力がとても重要なポイントになります。メンバーにただ予定を指示し、共有するだけのリーダーは信頼されません。メンバー1人1人に固執する必要はありませんが、ただ一方的に予定を指示するのではなく、メンバーの都合を考え、思いやる事がとても重要です。メンバーと円滑なコミュニケーションをとる事が、スケジュール通りに仕事を進めて行く上でとても大切です。スケジュール管理と併せて、仕事の基本である「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」がお互いできているか確認しましょう。
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